7 معايير أساسية لصاحب المنشأة
في السعودية اليوم، ما عاد الموضوع مجرد اختيار برنامج يطلع لك فاتورة أو يسجّل لك قيد.
اختيار نظام محاسبي مناسب لشركتك صار قرار استراتيجي؛ لأنه مرتبط بأربع عناصر حساسة:
- التزامك مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
- جودة القوائم المالية التي تُعرض على الشركاء أو البنوك أو المستثمرين
- كفاءة فريق العمل أو المحاسب عن بعد أو المكتب الذي يقدم لك خدمات محاسبية
- قدرتك على اتخاذ قرار مالي صحيح في الوقت المناسب
عشان كذا، قبل ما تدفع ريال واحد في أي نظام، خذ نفس عميق وراجع المعايير السبعة التالية… ولو طبقتها بهدوء، احتمال الخطأ في الاختيار يقل كثير.
أولاً: التأكد من التوافق مع الأنظمة السعودية
أول سؤال لازم يتجاوب قبل السعر، قبل التصميم، وقبل العروض:
هل هذا النظام متوافق بالكامل مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟
ليش هذا السؤال مهم؟
- لأن أي خطأ في ضريبة القيمة المضافة أو الزكاة ممكن يعرّضك لغرامات مو بسيطة.
- ولأن غالبية الفحوصات الميدانية اليوم تعتمد على تطابق بياناتك في النظام المحاسبي مع ما يصل للهيئة.
النقاط التي يجب التأكد منها:
- يدعم الفاتورة الإلكترونية بالإصدار الصحيح (QR – رقم الضريبة – رقم المنشأة – نوع الفاتورة).
- يسهل استخراج تقرير ضريبة القيمة المضافة ربع السنوي أو الشهري من النظام مباشرة.
- يساعد في تجهيز بيانات الزكاة السنوية: رأس المال، الأرباح المبقاة، الموجودات، المطلوبات… إلخ.
أي نظام محاسبي لا يذكر صراحة أنه متوافق مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أو لا يعطيك تقارير جاهزة للضريبة والزكاة… اعتبره مخاطرة.
ثانياً: الاختيار بين نظام محاسبي سحابي أو تقليدي
كثير من أصحاب الأعمال يسمعون مصطلحات مثل: “سحابي”، “أونلاين”، “على السيرفر”.
الواقع أن القرار هنا يعتمد على طريقة عملك وفريقك.
النظام التقليدي (على جهاز واحد):
- يكون البرنامج مركب على كمبيوتر داخل مكتبك.
- مناسب لمنشآت صغيرة جدًا، عدد العمليات فيها محدود، وما عندها إنترنت مستقر.
- مشكلة هذا النوع أنك لو خرب الجهاز أو انسرق أو تعطل الهاردسك؛ تضيع قاعدة البيانات لو ما عندك نسخ احتياطي مضبوط.
النظام المحاسبي السحابي:
- تقدر تدخل عليه من أي مكان: مكتب، بيت، جوال، تابلت.
- ممتاز إذا كنت تعمل مع محاسب عن بعد أو مكتب يقدم لك خدمات محاسبية ويحتاج يراجع أرقامك أونلاين.
- عادة يكون تحديثه تلقائي ومتوافق مع آخر تعليمات الزكاة والضريبة والفاتورة الإلكترونية.
- يوفر نسخ احتياطية بشكل دوري، فترتاح من هم فقدان البيانات.
في السوق السعودي، ومع طبيعة الأنظمة الحالية، الغالبية العظمى من المشاريع تستفيد أكثر من النظام السحابي، خصوصًا إذا كان عندك فروع، أو متجر إلكتروني، أو تتعامل مع فريق موزع بين أكثر من مدينة.
ثالثاً: سهولة الاستخدام وتجربة الموظفين
نظام محاسبي خارق لكن معقد = نظام فاشل على أرض الواقع.
المستخدم اليوم غالبًا هو:
- محاسب في بداياته
- أو صاحب مشروع يحب يتابع بنفسه
- أو كاشير أو مسؤول مبيعات يحتاج يُصدر الفاتورة الإلكترونية
لو الواجهة معقدة، أو النظام مليان مصطلحات غير واضحة، بيصيروا يعتمدون على “ملفات إكسل” خارجية، وترجع لنقطة الصفر.
اشياء اختبرها قبل الاشتراك:
- هل الواجهة عربية وواضحة؟
- هل يوجد مركز مساعدة، شروحات فيديو، أو قاعدة معرفة باللغة العربية؟
- جرّب إدخال فاتورة شراء، وفاتورة مبيعات، وقبض، وصرف… وشوف كم خطوة تحتاج.
- اسأل موظفك أو المحاسب المالي: هل يشعر أن النظام سهل أو متعب؟
كل دقيقة توفير في الإدخال والمتابعة تراكمياً تعني عشرات الساعات الموفَّرة خلال السنة… وهذا ينعكس مباشرة على جودة بياناتك والقوائم المالية في النهاية.
رابعاً: قوة التقارير وإصدار القوائم المالية
الهدف الحقيقي من أي نظام محاسبي ليس التسجيل فقط، بل إنتاج قوائم مالية للشركات تعكس الواقع وتساعد الإدارة في القرار.
ما الذي يجب أن يوفره النظام؟
- قائمة الدخل
- توضح المبيعات، تكلفة المبيعات، المصاريف، صافي الربح أو الخسارة.
- يفضّل أن تستطيع تقسيم النتائج حسب فرع أو خط إنتاج أو مشروع.
- توضح المبيعات، تكلفة المبيعات، المصاريف، صافي الربح أو الخسارة.
- قائمة المركز المالي (الميزانية)
- تبين أصول الشركة (نقد، مخزون، سيارات، معدات…)
- التزاماتها (قروض، موردين، مستحقات زكاة وضريبة…)
- حقوق الملكية (رأس المال، الأرباح المبقاة).
- تبين أصول الشركة (نقد، مخزون، سيارات، معدات…)
- قائمة التدفقات النقدية
- توضّح من أين جاء الكاش وأين ذهب.
- مهمة جداً للبنوك والمستثمرين، ولـ مدير مالي يهتم بإدارة السيولة.
- توضّح من أين جاء الكاش وأين ذهب.
- تقارير مساندة:
- أعمار الديون للعملاء والموردين.
- المخزون وحركته.
- الربح والخسارة لكل فرع أو مشروع.
- أعمار الديون للعملاء والموردين.
كلما كان استخراج هذه التقارير بنقرات بسيطة من النظام، أصبحت عملية إعداد القوائم المالية الشهرية والسنوية أسهل، سواء كان من يقوم بها مكتب يقدم خدمات محاسبية أو محاسبك الداخلي.
خامساً: الأمان، الصلاحيات، وسرية البيانات
البيانات المحاسبية “حساسة” جداً؛ فيها أرقام مبيعاتك، وارباحك، هوامشك، وحتى رواتبك.
لذلك، عند تقييم أي نظام محاسبي، اسأل أسئلة الأمان قبل كل شيء:
- هل الاتصال بالنظام مشفر (https)؟
- هل توجد نسخ احتياطية يومية أو أسبوعية للبيانات؟
- هل يمكن إنشاء صلاحيات مختلفة للمستخدمين؟
- صاحب العمل يرى كل شيء.
- المحاسب يرى الحسابات والتقارير.
- الكاشير يصدر فواتير فقط بدون الاطلاع على باقي النظام.
- صاحب العمل يرى كل شيء.
- هل يسجل النظام “سجل تدقيق” يوضح من عدّل أو حذف أو أضاف أي قيد؟
إذا كنت تعمل مع محاسب عن بعد أو مع شركة تقدم خدمات محاسبية، في موضوع الصلاحيات مهم جداً؛ بحيث يحصل المحاسب على ما يحتاجه فقط، دون تعريض باقي أجزاء النظام أو بيانات الموظفين أو الأسرار التجارية للخطر.
